Hata yönetiminde tek kişinin hem olayı kaydetmesi hem ürün kararını vermesi varsayılmamalıdır. Roller, işletmenin yetki düzeninde açıkça yazılmalıdır.

Olay formuna zamanı, adımı, ürün veya ekipman kimliğini, gözlenen bulguyu ve alınan ilk önlemi girin. Bildirim alanı asil ve yedek sorumluyu göstermelidir.

Kalite ya da teknik yetkili değerlendirmeyi, yönetici ise düzeltici faaliyeti onaylasın. Kapanışta kök neden, işlem sahibi ve doğrulama kanıtı kaydedilsin.