Teslim dosyasındaki sürüm, sonraki bakım ve eğitim için kendiliğinden geçerli kalmaz. Belge sahibini ve güncelleme yolunu teslimden önce yazılı belirleyin.
Portal duyurusu tek başına alındı kanıtı değildir. Hangi belgenin kime, hangi kanaldan ve hangi sürede ulaştırılacağı sözleşme ekinde yer alsın.
ISOTEC doküman güncelleme yükümlülüğünün kapsamı
Kontrollü listeye kılavuz, çizim, bakım talimatı, parça listesi, kabul protokolü ve eğitim içeriğini yalnız ilgili kapsam için alın. Model, saha, sürüm, yürürlük tarihi ve onay sahibi her satırda görünsün.
Doküman yaşam döngüsü maddesi
| Yaşam döngüsü olayı | Zorunlu alanlar | Bildirim veya işlem sahibi | Süre ve kanıt | Kabul ya da ihlal işlemi |
|---|---|---|---|---|
| Kontrollü listeye alma | Doküman adı ve türü, etkilenen ürün veya süreç, mevcut revizyon, yürürlük tarihi | Tedarikçi belge sahibi ile alıcı onay rolü | İmzalı başlangıç dizini ve erişim yeri | Eksik kritik belgeyle kabulü açma |
| Değişiklik tetiklenmesi | Ürün, süreç, mevzuat, hata düzeltmesi veya güvenlik değişikliği; değişiklik sınıfı | Değişikliği başlatan taraf ve bildirim alıcısı | Sözleşmedeki bildirim süresi, eski ve yeni sürüm | Geç bildirimi açık yükümlülük olarak kaydet |
| Etki incelemesi | Etkilenen saha, görev, kabul kaydı, eğitim, bakım ve etkililik kontrolü | Teknik sahip, kalite ve gerektiğinde hukuk | Onaylı etki formu ile karar tarihi | Yeniden doğrulama veya yeniden eğitim gereğini seç |
| Dağıtım ve alındı | Yeni sürümü alacak lokasyonlar, roller ve kanal | Dağıtım sorumlusu ile yerel belge sahibi | Gönderim zamanı, erişim ve alındı teyidi | Ulaşmayan kopya için eskalasyon başlat |
| Eski kopyanın çekilmesi | Geçersiz sürüm, bulunduğu yer, çekme ve arşiv yöntemi | Yerel sorumlu ve arşiv sahibi | Çekme kaydı, arşiv bağlantısı ve saklama süresi | Eski sürüm kullanılıyorsa işi güvenli noktada durdur |
| Hizmet ve sözleşme çıkışı | Son geçerli paket, açık değişiklikler, erişim ve devir biçimi | Tedarikçi ile alıcının çıkış sahipleri | Teslim tarihi, dışa aktarma ve erişim kapanış kanıtı | Eksik paketi çıkış kabulünde açık bırak |
Değişikliğin saha kararına etkisi. Yeni sürüm gelince etkilenen saha işini belirleyin. Yeniden test, eğitim veya bakım planı değişikliği gerekiyorsa karar sahibiyle kapanış tarihini dağıtım kaydına bağlayın.
Acil ve planlı düzeltmelerin bildirim süresini sözleşmede ayrı tanımlayın. Kritik değişiklik, alındı teyidi ve yerel etki kararı olmadan kapanmasın.
Güncel kontrollü kopya oranı
Güncel kontrollü kopya oranı R_güncel [%] = 100 × N_güncel / D_belge. D_belge, dönem başında dondurulan zorunlu belge-lokasyon çiftleridir. N_güncel, doğru sürümü almış, alındısı teyit edilmiş ve varsa eski kopyası çekilmiş çiftleri sayar. Eksik, erişilemeyen veya durumu belirsiz çiftler paydada kalır. Liste ve dağıtım kayıtları uzlaşmıyorsa oran verilmez; D_belge=0 ise N/A'dır. Kritik belge listesi ve varsa asgari eşik, ölçümden önce sözleşme ekinde kararlaştırılır. Tek eksik kritik belge kabulü bekletir.
Eşik altında kalan sahayı dağıtım sahibi düzeltir; teknik sahip etki kararını, sözleşme sahibi sözleşmedeki yolu izler. Sonraki kontrol tarihi aynı kayda yazılır.
Tedarikçi beyanının sınırı
Belge türü, süre ve hizmet kapsamı imzalı ekten doğrulanır. Bu metin Isotec'in belirli bir portalı, güncelleme sıklığını veya belge içeriğini taahhüt ettiği anlamına gelmez.
