Teslim reddi kaydı, gözlenen olayı ve ürünün sonraki gözetimini birbirine bağlamalıdır. Kurye kalite veya ticari sorumluluk hakkında hüküm vermemelidir.
Olayı tanımlayın
Tarih-saat, adres, sipariş, ürün lotu, kap numarası ve alıcı kişiyi yazın.
Alıcının bildirimini ayırın
Ret nedenini mümkünse alıcının ifadesiyle kaydedin; doğrulanmış bulgu gibi yeniden yazmayın.
Gözlemi ekleyin. Ambalaj, mühür, adet ve kap durumunu not edin. Ölçüm alınmışsa cihaz kimliği, nokta, değer ve zamanı prosedürdeki biçimde kaydedin.
Kanıtı eşleştirin. Fotoğraf gerekiyorsa ürün/kap kimliği ve bağlam aynı olay kaydına bağlansın; görsel tek başına sıcaklık ya da uygunluk kararı değildir.
Sonraki gözetimi yazın
Ürünün nereye alındığını, kimin taşıdığını ve teslim eden/alan kişiyi kaydedin.
Kalite kararını bekleyin
Reddedilen ürünü SOP'deki ayrılmış akışa yönlendirin; sevk, yeniden teslim veya imha kararını yetkili sorumlu verir.
İade veya yeniden teslim ayrı hareketse ilk ret kaydına referans vererek yeni olay kimliği açın.
Tekrarlanan retleri alıcı, neden ve ürün lotuna göre analiz ederek şartname farkını araştırın.
