Ekipman fabrikadan limana, gümrükten iç nakliyeye uzun bir yoldan gelir ve hasar bu yolda oluşabilir. Sorumluluğu teslim şekli ve sigorta poliçesi belirler, ama ikisi de ancak hasar zamanında ve doğru kaydedilmişse işler. Kayıt üç şeyi söyler: hangi parçada ne tür ve ne büyüklükte hasar var, teslim anında ne zaman fark edildi, ambalaj nasıl görünüyordu. Dıştan sağlam ambalajın içindeki hasar farklı bir durumdur ve süre de ona göre işler.
Ambalaj açılmadan genel görünüm, ambalajdaki iz ya da yırtığın yakın çekimi, hasarın yakın ve uzak çekimi, okunur seri numarası etiketi ve teslim belgesi fotoğraflanır; ambalaj gizli hasar için delil olarak saklanır.
Bildirim taşıyıcıya ve satıcıya aynı anda yapılır. Teslimden sonraki bildirim yazılıdır, e-posta da sayılır ve süre içinde gönderilmesi yeterlidir. Sızdırmazlığı ya da yapıyı etkileyen hasarda ekipman kullanılmaz.
