Tekrarlanan bir istisna artık tek olay gibi incelenemez. Önce her örneği ortak bir kayıtla görünür kılın; tahmin yerine tarih ve saha kanıtı kullanın.
Kayıtta olay zamanı, ürün veya rota, vardiya, beklenen uygulama, gerçekte yapılan, gerekçe, anlık kontrol ve karar sahibini belirtin. Logger raporu, fotoğraf veya bakım kaydı varsa bağlantısını ekleyin.
Haftalık ya da işletmenin belirlediği gözden geçirme döneminde tekrarları aynı kategoriyle gruplayın. Prosedür, ekipman, iş yükü, bekleme ve eğitim değişkenlerini saha çalışanlarıyla karşılaştırın; kişiyi suçlamak yerine sürecin nerede zorlandığını bulun.
Prosedür uygulanamıyorsa değişikliği yetkili kalite veya süreç sahibi değerlendirsin. Onaylı yeni adımı, sorumluyu, eğitim tarihini ve kontrol ölçütünü yazın; takipte tekrar olup olmadığını aynı kayıt alanlarıyla izleyin.
Olay kaydı tek başına ürünün güvenli ya da uygunsuz olduğunu kanıtlamaz. Ürün kararı, geçerli şartname ve kalite prosedürüne göre ayrı verilir.