Hasar dosyasında hangi kayıtların gerekli olduğunu poliçe ve taşıma sözleşmesi belirler. Olay yaşanmadan önce sigortalı tarafı, kapsamı, istisnaları, muafiyeti ve bildirim yöntemini yazılı belgelerden kontrol edin.
Sevkiyat dosyasında ürün ve parti kimliği, paketleme talimatı, teslim belgesi, cihaz seri numarası, kalibrasyon bilgisi ve ham kayıt dosyasını bir arada tutun.
Olay anında saat, yer, ambalaj durumu, fotoğraflar, taraflara yapılan bildirimler ve alınan önlemleri zaman sırasıyla not edin. Bildirim süresi ve gerekli ekleri poliçeden doğrulayın.
Ürünü ayırma ve değerlendirme sürecini kalite sorumlusu ile koordine edin. İmha veya kullanma kararıyla sigorta bildirimi aynı karar değildir; dosyadaki yönlendirmeleri izleyin.
Dosyayı göndermeden önce her belgenin hangi sevkiyata ait olduğunu ve tarihlerin tutarlı olup olmadığını kontrol edin. Kayıtların eksikliği teminat, sorumluluk veya ödeme sonucu hakkında tek başına hüküm vermez.
