Soğuk zincir taşıma çantası şartnamesinin işi, gelen teklifleri karşılaştırılabilir kılmaktır. Bunu malzeme adı ya da duvar kalınlığı sağlamaz, işin tarifi sağlar: kaç litre ürün, kaç saat boyunca, dışarıda kaç derece varken, içeride hangi aralıkta kalacak. Bu satırlar yazılmadan hazırlanan şartname birbirine benzemeyen teklifler getirir ve satın alma yalnızca fiyata bakabilir.
Yük, süre, dış koşul ve iç hedef birlikte yazıldığında cevaplanan soru soğuk zincir nedir.
| Alan | Şartnamede yazılacak bilgi | Örnek |
|---|---|---|
| Yük | Ürün tipi, net hacim ve kütle, iç ambalaj, yükleme biçimi | Kasada paketli net 40 litre |
| Süre | Hazırlıktan alıcı depolamasına kadar süre, bekleme ve kapak açma planı | Kapak kapandıktan sonra 8 saat |
| Dış koşul | Mevsim, güneş ve gölge, araç veya depo ortamı, gecikme senaryosu | 30 °C ortam, güneşten korunmuş |
| İç hedef | Ürünün izin verilen aralığı ve kabul ölçütü | Ürün merkezinde 2 ile 8 °C |
En sık hata, hedefin kap içindeki havadan ölçülecek şekilde yazılmasıdır. Hava kapak her açıldığında birkaç saniyede değişir, ürünün merkezi ise saatler boyunca kendi sıcaklığını korur. Kabul ölçütü ürün merkezinde yazılırsa tedarikçi hava ölçümüyle geçemez. Numune yükün ürününü, doluluk oranını ve başlangıç sıcaklığını da yazın.
Kullanılabilir hacim, iç ambalaj, soğutucu ve gerekli boşluklar çıkarıldıktan sonra kalandır. Palet düzenine oturmayan kap her seferinde ölü hacim taşır; dış ölçü yerine Euro palette kaç kabın oturacağını yazın, dolu çantanın kütlesini ve tutamaklarını da ekleyin.
Soğutucuyu ya siz belirleyin (tip, miktar, hazırlama, yerleşim) ya da tümüyle tedarikçiye bırakın. İkisinin arasında kalan yazım sorun çıkarır, çünkü plaka sayısını siz veriyorsanız sonuçtan da siz sorumlu olursunuz. Hazırlığı seçilen soğutucuya göre yazın: GEBHARDT ötektik plakalar tamamen donmuş kullanılır, dondurma sıcaklığı erime noktasının en az 5 °C altında olur ve dondurma soğutma yöntemine göre 8 ile 24 saat sürer. Bu süre plakanın hazırlığıdır; paketli yükün kaç saat taşıyacağını ayrı test gösterir.
| Ölçülemeyen yazım | Ölçülebilir karşılığı |
|---|---|
| Yüksek yalıtımlı olmalı | 30 °C ortamda 8 saat sonunda ürün merkezi 8 °C'yi geçmemeli |
| Sağlam yapıda olmalı | Dolu halde üç kat istiflenmeli, alttaki kap kalıcı deformasyon göstermemeli |
| Kolay temizlenmeli | İç yüzeyde kaynak boşluğu ve keskin köşe olmamalı, sıcak suyla yıkanabilmeli |
| Gıdaya uygun malzeme | Gıda ile temas uygunluk beyanı teklifle sunulmalı |
Yalıtımın en zayıf yeri kapak çevresidir; şartnamede kilit tipi, contanın değiştirilebilirliği ve yedek conta temini yer almalıdır.
Teklifle birlikte şunlar istenir:
- Test raporu: hangi model, yük, soğutucu düzeni ve başlangıç sıcaklığıyla, kaç saat, hangi noktadan ölçüldü
- Hazırlama, yükleme, kapak açma ve bekleme kayıtları
- Gıda ile temas uygunluk beyanı ve kapsadığı model
- Temizlik ve bakım talimatı
- Yedek parça listesi ve garanti kapsamı (gövde, conta, tekerlek ayrı)
Girdiler aynı değilse sonuçları tek puanmış gibi karşılaştırmayın. Değerlendirmeden önce bir numune istemek şartnamenin en ucuz sigortasıdır: numune kendi ürününüzle ve rotanızda bir gün denenir. Tek bir olumlu deneme her kullanım koşulunun kanıtı sayılmaz.
Kabul kararı da şartnamede yazılır: sonucu kimin inceleyeceği, sapmada ne yapılacağı ve kararın dayanağı. FAO'nun HACCP izleme rehberi yöntem, sıklık ve kayıtları, düzeltici faaliyet rehberi sapma ve etkilenen ürünle yapılacakları ele alır.
