Ekipman belgeleri satın alma, bakım ve depo klasörlerine dağılırsa arıza veya teslim incelemesinde eşleştirmek güçleşir. İki katmanlı kayıt kurun: parti belgeleri ve her kabın kimlik/olay geçmişi.
Parti dosyasında ortak belgeler
Fatura, teslim evrakı, teklif konfigürasyonu ve partinin ortak teknik dosyalarını model veya sipariş numarasıyla saklayın. Dosya adında sürüm ve tarih kullanın; aynı modelin farklı konfigürasyonlarını karıştırmayın.
Tekil ekipmanda kimlik ve olaylar
Her birim için seri numarası, model, mevcut konum ve durum kaydı açın. Servis, arıza, onarım, zimmet devri ve envanter sayımı olaylarını tarih ve belge bağlantısıyla ekleyin.
Arşivlemeden önce kaydı kapatın. Satış, iade veya hurda halinde son konum ve tarih bilgisini kaydedip aktif envanteri güncelleyin. Garanti, mali kayıt ve diğer saklama sürelerini ilgili sorumluyla doğrulayın; yalnız uygulanan süreye göre arşivleyin veya silin.
