Soğuk zincir denetiminde en sık görülen durum, işin doğru yapılması ama kanıtın dağınık olmasıdır. Dosyayı önce kapsamla sınırlayın (hangi ürün, tesis, araç ve taşıma adımı) ve belge sahiplerini belirleyin. İçerik dört bölümdür: ekipman (kimlik, bakım), ölçüm (cihaz listesi, doğrulama, kalibrasyon), süreç (soğuk zincir prosedürü, temizlik, eğitim) ve kayıtlar (sıcaklık, sapma, düzeltici adım).
İlaç soğuk zincirinde AB GDP kılavuzu taşıma sırasındaki sıcaklık izleme cihazlarının en az yılda bir kalibre edilmesini ister.
Örnek bir sevkiyat için parti, teslim belgesi, sıcaklık kaydı, cihaz konumu ve müşteri yazışmasını tek zincirde eşleştirin; sapma varsa olay notu, inceleme ve düzeltici adım da bu zincirde olsun. Kılavuz belgelerin ulaşılabilir olmasını, sürüm kontrolünü, eski prosedürlerin iş yerinden kaldırılıp arşivlenmesini ve kayıtların en az beş yıl saklanmasını da ister.
İç tatbikatta rastgele bir sevkiyat seçip kayıtlara kimin ne kadar sürede ulaştığına bakın. Bulunmayan belgeyi varmış gibi göstermeyin; eksiği sorumlu ve hedef tarihle kayda alın.
