Satın alma komitesine puanlama, kapsam ve fiyat farkı, açık risk ve müzakere sınırı aynı sürümde ulaşmalıdır. Gündem ürün anlatımına değil karar maddelerine ayrılır.
Her satırda istenen sonuç, karar yetkisi ve gereken kanıt görünür olsun. Karara bağlanamayan maddeye sorumlu ve yeni kanıt tarihi verin.
Komiteden istenen kararlar
Önce zorunlu eleme ve eksik uygunluk, sonra adaylar arasındaki kapsam ile fiyat farkı, ardından korunacak sözleşme koşulları görüşülür. Sunum için ayrılan süre karar maddesini sıkıştırmamalıdır.
Gündem sırası en kritik seçimi toplantının sonuna itmez. Yetki sınırını aşan, yeni kanıt isteyen veya müzakereye bırakılan konular ayrı sonuç kodu ve takip sahibi taşır.
Toplantı öncesi ortak paket
Güncel teklifleri, eleme kartını, fiyat köprüsünü, açık riskleri, hukuk görüşü gereken hükümleri ve yetki matrisini aynı kesimle paylaşın.
Zaman kutulu satın alma gündemi
| Sıra | Karar maddesi | Toplantı öncesi kanıt | Komiteden istenen sonuç | Tutanak karşılığı |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Zorunlu eleme ve açık uygunluk | Eleme kartı ile destekleyici belgeler | Aday kapsamını onayla veya ele | Geçti/kaldı ve gerekçe |
| 2 | Puan ve kapsam farkı | Kilitli ağırlıklar, puan açıklaması, teklif sürümü | Kısa listeyi onayla | Ayrışan görüş ve karar |
| 3 | Fiyat köprüsü | Ortak para, kapsam, hariç ve ödeme zamanı | Karşılaştırma tabanını onayla | Açıklanamayan fiyat farkı |
| 4 | Risk ve kabul yolu | Risk kaydı, pilot/fabrika kabul testi ve saha kabul testi sonucu, açık bulgular | Kabul koşulu veya ek kanıt seç | Sahip ve son tarih |
| 5 | Müzakere sınırı | Korunacak hükümler ve yetki seviyesi | Yetki ile kırmızı çizgileri ver | Ödünleşme ve karşılık |
| 6 | Nihai tercih | Güncel teklif, TCO ve kalan risk | Seç, koşullu seç veya reddet | İmza yetkisi ve koşullar |
| 7 | Takip işleri | Kapanmayan kanıt ve bağımlılıklar | Yeniden görüşme tarihini belirle | İsimli sahip ve teslim tarihi |
Karar ile takip işinin ayrımı. Eski teklif sürümü, açıklanmamış fiyat farkı veya yetki dışı ödünleşme varsa tercih oylanmaz. Eksik satırı yeni teklif, hukuk görüşü ya da üst yetki için ayrı takip işine dönüştürün.
D_gündem toplantı öncesinde dondurulan benzersiz karar maddeleridir. N_sonuç, yetkili komitenin onay, ret veya koşullu onay kodunu gerekçesiyle tutanağa aldığı maddeleri sayar. Sonuç oranı [%] = 100 × N_sonuç / D_gündem. Yeni kanıt, üst yetki veya sonraki toplantı bekleyen madde paydada kalır ve paya girmez. D_gündem=0 ise N/A; gündem ile tutanak uzlaşmıyorsa oran yayımlanmaz. Sonradan kapanış ilk toplantı sonucunu değiştirmez.
Karar günlüğüne devir
Komite paketi tedarikçi sunumunu kanıt veya taahhüt saymaz. Bağlayıcı kapsam yalnız güncel teklif, kabul eki ve yetkili sözleşme metninden; kurum kararı ise imzalı tutanaktan gelir.
Karar günlüğü seçimi, karşı görüşü, korunan müzakere sınırını, koşullu işleri ve yeniden inceleme tarihini gündem satırlarıyla eşleştirir. İmza ekibi hangi konunun kapanmadığını tek kayıt üzerinden görür.
