Teklif açıklamasını soru, yazılı yanıt, belge sürümü ve yayın kaydıyla birlikte tutun; sözlü esasa ilişkin bilgiyi onaylı ortak yayıma kadar kıyaslamaya katmayın.
Ortak soru ve yanıt kaydı
Her soruya kimlik, aday, tarih, sahip ve ilgili şartname satırı verin. Benzer soruları birleştirirken kaynak kayıtları birbirine bağlayın.
Yanıt ve sürüm izi
Yanıtın sahibi, onaylayan, etkilenen belge ve yürürlük sürümünü kaydedin. Yanıt henüz onaylanmadıysa taslak olarak işaretleyin.
Yayın ve erişim teyidi
Esasa ilişkin açıklamayı bütün adaylara aynı zamanda ulaştırın. Yayın zamanı, alıcı listesi, erişim teyidi ve son teklif tarihi günlükte olsun.
Günlük tablosu: soru kimliği; sorumlu; kaynak aday ve zamanı; yanıt; etkilenen şartname/fiyat satırı ve sürümü; yayın; erişim; açık işlem. Açıklama tamlığı, ortak yayımlanıp erişimi doğrulanan kayıtların dondurulmuş evrene oranıdır; payda sıfırsa N/A.
Günlüğün sahibi satın alma sorumlusu olsun; teknik veya ticari yanıt sahibi kendi alanındaki ifadeyi onaylasın. Bekleyen onayı adıyla ve durumuyla gösterin.
Sözlü bilgi ve eşitlik. Toplantı tutanağında esasa ilişkin sözü, söyleyeni ve zamanı kaydedin; aynı bilgi diğer adaylara yazılı gitmeden özel teklif eki gibi değerlendirmeyin.
Yanıt yanlış, eksik veya geçse ilk kaydı silmeyin. Düzeltmeyi yeni sürümle bağlayın; kapsam veya fiyat değiştiyse son tarih için eşit ek süreyi karara bağlayın.
Gizli bilgi ve ortak bilgi sınırı
Adaya özel maliyet veya yöntem bilgisini yalnız yetkili inceleyenlerde tutun; ortak gereksinim yorumunu erişilebilir yayında verin. Günlük bilgi izini korur, kapsamı tek başına değiştirmez; bağlayıcı karşılık nihai teklif ve imzalı ekte yer alır.
Teklif kapanışındaki kesit
Kapanış için kullanılan şartname, zeyilname, yanıt, teklif eki ve aday teyidini sürüm kimlikleriyle dondurun. Açık soru veya erişim eksiğinde karşılaştırmayı durdurun; sonradan gelen dosyayı eski kesite eklemeyin.
Aday beyanı ve teklif satırı bağı
Adayın kendi ifadesini, hariç listesini ve kullandığı teklif revizyonunu ayrı tutun. Ortak açıklamanın hangi fiyat, kapsam veya kabul satırını etkilediğini ilişkilendirin.
Aday tablosu: kod; beyan ve teklif sürümü; hariç; etkilenen satır; bağlı açıklama; erişim kanıtı; sonuç ve karar sahibi.
Beyan ya da hariç listesi eksikse 'yok' diye tamamlamayın; açık kanıt olarak kaydedin ve etkilenen satırı kıyas dışı tutun.
Kapanış incelemesinde ortak yayın, son teklif sürümü ve aday erişim kayıtlarını uzlaştırın. Eşit koşul sağlanmıyorsa sonuç yeniden açılmalıdır.
