Teklifte yazılmayan iş ile fiyatın dayandığı kabul aynı şey değildir. ISOTEC teklif hariçleri ve varsayımları kaydı, hariç bırakılan işi ayrı; teklif geçerliliği için doğru kabul edilen koşulu ayrı satırda tutar. Her satır imzadan önce sorumlu tarafı, maliyet etkisi ve süre kararıyla sonuçlandırılır.
Her aday kendi orijinal ifadesi ve teklif sürümüyle kayda alınır. Alıcının beklenen altyapı, veri veya personel katkısı da açıkça yazılır. Aynı işin bir teklifte dahil, diğerinde müşteri sorumluluğu olması fiyat karşılaştırmasında görünür kalır.
Hariç ile varsayımı ayıran kayıt. Hariç satırı tedarikçinin sunmayacağı işi, sınırı ve varsa alternatif bedeli gösterir. Varsayım satırı ise fiyat, süre ya da performans hesabının doğru kabul ettiği hacmi, saha durumunu veya müşteri katkısını gösterir. Bir cümlede iki tür bulunuyorsa satır bölünür; her parçaya ayrı kapanış kararı verilir.
Maliyet, süre ve taraf mutabakatı
| Kayıt türü ve kimliği | Teklifteki ifade, sürüm ve etkilenen iş | Tedarikçi sorumluluğu | Alıcı sorumluluğu | Maliyet ile süre etkisi | Nihai karar, sahip ve bağlayıcı belge |
|---|---|---|---|---|---|
| Hariç - saha hazırlığı | Teklifte dışarıda bırakılan alan, enerji, erişim veya bağlantı işi | Sınırı ve teknik girdiyi yazılı verir | Ölçer, bütçeler ve hazırlar ya da fiyat ister | İç/dış gider, saha günü ve gecikme | Fiyata ekle; alıcı hazırlık işi yap; kapsamı sözleşmede sınırla; gerekirse ele |
| Varsayım - hacim | Fiyatın dayandığı adet, dönem, rota, çevrim ve pik | Basamak ve kapasite etkisini açıklar | Kaynaklı hacmi ve değişiklik bildirimini sağlar | Fiyat basamağı, rezerv ve teslim tarihi | Fiyat eki ile kapasite senaryosuna bağla |
| Hariç - kurulum/geçiş | Dahil olmayan montaj, entegrasyon, eğitim veya paralel çalışma | Teklif edilen ek işi ve kabul yolunu belirtir | Yerel kaynak ile kesinti sınırını onaylar | Tek seferlik gider, kişi-gün ve duruş | Rol ve sorumluluğu fiyat ile kabul ekinde kapat |
| Varsayım - mevcut altyapı | Ölçülmeden uygun sayılan saha ya da sistem koşulu | Gerekli aralığı ve başarısızlık etkisini açıklar | Ölçüm kanıtını ve düzeltme sahibini verir | Yeniden ziyaret, değişiklik ve takvim riski | Ölç; doğruysa onayla, değilse yeniden fiyatla |
| Hariç - belge/kabul | Dahil olmayan test, numune, rapor veya çeviri | Teslim edilecek asgari paketi tanımlar | Ek gereksinimi ve inceleme rolünü bildirir | Test, uzmanlık ve gecikme bedeli | Kabul protokolüne ve sözleşme ekine taşı |
| Varsayım - hizmet sonu | İade, söküm, açık iş veya kayıt devri hakkında kabul | Çıkış kapsamı ve teslim biçimini açıklar | Son kabulü ve erişim kapanışını yönetir | Taşıma, uzatılmış hizmet ve son mutabakat | Fesih/devir maddesinde bağlayıcı kıl |
Açık kalem oranı ve imza kapısı
Sahibi ve karşılığı belirlenmiş açık kalem oranının payına türü ayrılmış, maliyet ve süre etkisi değerlendirilmiş, iki tarafın sorumluluğu yazılmış ve nihai işlemi bağlayıcı belgeye taşınmış satırlar girer. Payda incelemeye alınan bütün hariç ve varsayım satırlarıdır. Kanıtsız ya da cevapsız satır paydada kalır.
Karar seçenekleri açıktır: kalemi teklif fiyatına eklemek, alıcı hazırlık işi ve bütçesi olarak üstlenmek, sözleşmede açıkça sınırlandırmak veya adayı elemek. Sözlü açıklama ya da aynı teklifin başka yerindeki genel cümle, satırın nihai kararını kendiliğinden değiştirmez.
Mutabakatın belge sınırı
Sahibi ve karşılığı belirlenmiş açık kalem oranı = N_mutabık / D_kalem × 100. D_kalem, teklif karşılaştırma kesitinden önce kayda alınarak dondurulan bütün benzersiz hariç ve varsayım satırlarıdır; N_mutabık yalnız türü ayrılmış, maliyet-süre etkisi çözülmüş, iki tarafın sorumluluğu yazılmış ve bağlayıcı belgeye taşınmış satırları sayar. Cevapsız, kanıtsız, mükerrerliği çözülememiş veya sahibi belirsiz kalemler paydada kalır. D_kalem sıfırsa sonuç N/A'dır; teklif defteriyle satır evreni uzlaşmıyorsa gösterge verilmez. Yeni teklif sürümü eski mutabakat sonucunu değiştirmez ve ayrı kesit olarak izlenir.
Kayıt bir ürün veya hizmet kapsamını üretmez; tedarikçinin gerçek yükümlülüğü yalnız güncel teklif ve imzalı eklerden çıkar. Nihai defter teklif kimliğini, sürümünü, ilgili sözleşme maddesini, karar sahibini ve tarihi korur. Teklif değiştiğinde eski satırlar silinmez, yeni sürümle yeniden açılır.
