Fazla ürünü bağış programına almak için önce karar ölçütünü tanımlayın. Ürünün türü, etiketi, ambalajı, parti bilgisi ve kayıtlı saklama koşulu incelenmeli; uygunluk konusunda şüphe varsa ürün sevk edilmeden yetkili gıda güvenliği sorumlusuna danışılmalıdır.
Alıcı kuruluşla yazılı kabul planı yapın: hangi ürün ve miktar alınacak, hangi durumda reddedilecek, teslim yeri ve saati ne, taşıma ile bekleme sırasında koşulları kim izleyecek? Sorumluluk geçiş zamanını iki taraf da kayda geçirsin.
Her parti için ürün adı, lot veya parti kodu, miktar, ayırma zamanı, taşıma kabı ya da araç kimliği, gerekli ölçümler ve teslim alan kişiyi kaydedin. Kayıt cihazı kullanılıyorsa numarasını ve veri dosyasının nerede tutulduğunu ekleyin.
Bağış miktarını fire ve satış dışı ürün kayıtlarından ayrı raporlayın; neden satış dışı kaldığını da sınıflandırın. Böylece hangi ürün grubunda tekrar eden fazla stok oluştuğunu görebilir, bağış kararını güvenlik değerlendirmesinden ayrı tutabilirsiniz.
