Müşteri bildiriminden önce olay kaydını sevkiyat, ürün ve partiyle eşleştirin. Teslim, yükleme, alarm ve inceleme zamanlarını kaynak kayıtlarla doğrulayın.
İlk mesajda ne olduğu, hangi yükün etkilendiği, nerede bulunduğu ve hangi önlemin alındığını kısa biçimde yazın. Ölçüm cihazı, sensör konumu ve kaydın kapsadığı dönemi belirtin.
Veri boşluğu, ölçüm belirsizliği veya henüz incelenmemiş bilgi varsa bunu açıkça ayırın. Tahmini saati doğrulanmış gerçek gibi, grafik değerini de ürün merkezinin durumu gibi sunmayın.
Ürün serbest bırakma, kullanım veya imha kararı verilmediyse bunu söyleyin ve kalite sorumlusunun incelemede olduğunu belirtin. Müşteriye sonraki güncellemenin sorumlusunu ve beklenen zamanını bildirin.
Bildirim kanalını, zamanlamayı ve istenen eki sözleşme ya da müşteri prosedüründen doğrulayın. Gönderilen mesajı, ekleri ve sonraki yanıtları olay dosyasında saklayın.
