Tutanak, sapmanın fark edildiği anda ve ölçüm cihazı elde iken doldurulur; olaydan saatler sonra hatırlanarak yazılan kağıt ne denetimde ne de zarar tartışmasında ağırlık taşır. İçinde ilk gözlem, o an bilinenler ve henüz açıklanamayan noktalar ayrı durur. FAO'nun izleme ve düzeltici faaliyet rehberleri de sapmanın nedeninin ve etkilenen ürüne yapılanın kayıtlara yazılmasını, kayıtların düzenli gözden geçirilmesini ister.
Tutanağın zamanı, soğuk zincir boyunca kaybolabilecek süre ve ölçüm bilgisini delile çevirir.
Zaman çizelgesi
Tespit saati, ölçüm saati ve kaydedicinin zaman damgası ayrı alanlardır: sapmayı 14:20'de fark etmek, o saatte başladığını göstermez. Son uygun ve ilk sınır dışı kaydın saatini yazın; kayıt aralığı ya da veri boşluğu kesin başlangıcı belirlemeye izin vermiyorsa bunu belirtin. Ayrı sapmalar tek kesintisiz olay gibi birleştirilmez, cihaz saati ile olay kaydının saat dilimi eşleştirilir.
| Alan | Nasıl yazılır | Karıştırılmayacak |
|---|---|---|
| Gözlem | Kim, nerede, ne zaman gördü | Bilinmeyen gerçek başlangıç |
| Ölçüm | Değer, birim, nokta (hava mı ürün çekirdeği mi), cihaz, kalibrasyon | Kaydedicinin ham zaman damgası |
| Yük | Ürün, parti, miktar, konum | Ürünün akıbet kararı |
| Aksiyon | Ayırma, bekletme, düzeltme; kim yaptı | Düzeltme serbest bırakma sayılmaz |
| Neden | Olgu ve şüphe ayrı satırda | Doğrulanmış kök neden |
| Kapanış | İnceleyen, karar, takip sahibi | Önlemin sonucu |
Kapı açık kalmış, cihaz sapmış ya da yükleme gecikmiş olabilir; ilk tutanakta bunlar şüpheli neden diye işaretlenir, çünkü grafiğin şekli nedeni kanıtlamaz. Doğrulanmamış nedeni kesin kök neden diye yazmak kaydı zayıflatır. Ham dosya ve fotoğraflar kimlikleriyle eklenir, sonradan eklenen açıklamada gerçek giriş zamanı ve yazar görünür.
Aksiyon ve ürün kararı. Etkilenen yükün ayrılması, soğutma sürecinin düzeltilmesi ve sorumlu atanması aksiyon satırlarıdır. Ürünün sevk, kullanım ya da imha kararı gerekçesiyle ayrı yazılır ve kalite ya da gıda güvenliği sorumlusuna aittir. FAO'ya göre sapmadan etkilenen ürün potansiyel olarak güvensiz sayılır; düzeltici faaliyet hem süreç kontrolünü geri getirir hem de bu ürünün akıbetini ele alır. Sıcaklığın hedefe dönmesi yalnızca birincisini karşılar.
Kapanış ve takip
Kapanışa inceleyen kişiyi, veri boşluklarını, kararı, takip sahibini ve hedef tarihi yazın; düzeltmenin yapıldığını hangi kaydın ya da yeniden kontrolün göstereceğini belirtin. Olay kimliğini dönemsel değerlendirme tutanağına taşıyın, aynı aksiyonun kapanış kanıtına denetim formundan ulaşılabilsin.
