Tutanak, bir dönemin izleme verisini karşılaştırılabilir hale getirir ve bir sonraki dönemde neyin düzeltileceğini belirler. FAO'nun HACCP rehberi düzeltici işlem kayıtlarının eğilimleri görmek ve işlemlerin etkisini doğrulamak için düzenli gözden geçirilmesini ister (FAO düzeltici işlem rehberi); dönem tutanağı bu gözden geçirmenin kaydıdır.
Dönem verisini bir sonraki aksiyona bağlayan ortak ölçüyü soğuk zincirin temel prensipleri verir.
- Dönem ve kapsam: tarihler, tesis, rota, ürün grubu, kap veya araç, ölçüm noktaları.
- Payda: beklenen sefer veya ölçüm sayısı ile kaydı zaman damgalı bulunan sayı.
- Eksik veri: beklenip bulunamayan kayıt, nedeni ve takip eden kişi. Sapma sayısına katılmaz ve uygunluk kanıtı sayılmaz.
- Sapmalar: doğrulanmış her sapma, olay numarası ve alınan işlem; aynı rota veya noktada tekrar edenler ayrıca işaretlenir, olası neden ve inceleme kaydı eklenir.
- Önceki dönemin aksiyonları: durum, kanıt numarası, doğrulama tarihi, yeni sorumlu.
- Yeni aksiyonlar: sorumlu rol, hedef tarih, doğrulama yöntemi.
- Gözden geçirme ve onay: inceleyen ve onaylayan rol, tarih, yorum ve varsa itiraz kaydı.
Varsayımsal örnek: kaydı tam 100 sevkiyatın 2'sinde en az bir sapma varsa oran 2/100 = %2 olur; sonraki dönemde 300 sevkiyatın 3'ünde varsa 3/300 = %1. Sayılan sevkiyattır, bir sevkiyatta kaç ölçüm sınırı aşsa da tek sayılır. Kapsam veya hesap yöntemi değiştiyse iki oran birbiriyle karşılaştırılmaz.
Önceki dönemin aksiyonları tutanağın ilk sayfasında durur: kapananlar kanıtıyla işaretlenir, kapanmayanların nedeni ve yeni hedefi yazılır. Sıcaklığı düzeltmek süreci kontrol altına alır, etkilenen ürünün akıbeti ise FAO rehberinin dediği gibi ayrıca değerlendirilir ve kaydedilir.
Hazırlayan, inceleyen ve onaylayan ayrı roller olsun; FAO da izleme kayıtlarının, gerekirse düzeltici işlem yapma yetkisi olan görevli bir kişi tarafından incelenmesini ister (izleme rehberi). Dönem aralığını risk ve veri hacmine göre seçip gerekçesiyle tutanağa yazın. Örnek olarak alınan sevkiyatları sevkiyat denetim formuyla kaydedip tutanakta kapsam ve kanıt numarasıyla bağlayın.