Müşteri sahasında kalan ekipmanın takibi için kap kimliğini sipariş, teslim alan kişi ve teslim belgesiyle eşleştirin. Böylece fiziksel birim, müşteri ve sevkiyat arasında iz sürülebilir bir bağlantı kurulur.
Teslim anında konum, adet ve gözle görülen durumu kaydedin; mümkünse teslim alanın teyidini alın. Mülkiyet, kullanım, gözetim, hasar bildirimi ve iade koşullarını tarafların sözleşme ve işletme kayıtlarına göre tanımlayın; bunları varsaymayın.
Açık kap raporunda son teslim, beklenen dönüş, son teyit ve sonraki takip sahibini gösterin. İade geldiğinde kimliği ve durumu karşılaştırıp kayıt kapatın; eksik veya hasarlı birim için fotoğraf, bildirim saati ve iletişim notunu aynı dosyada tutun.
Raporu düzenli olarak müşteri bazında gözden geçirip tekrar eden gecikme veya farkları görüşün. Düzeltme için hatırlatma, teslim noktası ya da iade akışını müşterinin operasyon sorumlusuyla kararlaştırın; bedel ve sorumluluk uygulamasını sözleşmeye bırakın.
