Amirin imzası kaydın okunduğunu ve kararın üstlenildiğini gösterir. Günde otuz forma atılan imza bunu göstermez, kayıt yalnız tamamlanmış görünür. Amir imzası şu dört kayda ayrılır:
- Sapma kaydı: sıcaklık bandının dışına çıkan her sevkiyat
- Karantina ve serbest bırakma: kabın ya da ürünün durumunu değiştiren karar
- Rejim değişikliği: plaka sayısında ya da tipinde yapılan değişiklik
- Vardiya devir formu: iki vardiya arasındaki tek bağ
Bu dördü sonucu sonraki vardiyaya ya da ürüne taşınan kararlardır. Diğer kayıtlar işi yapan kişinin imzasıyla tamamdır, ikinci imza onlara bilgi eklemez. Amirin imzası ölçümü doğrulamaz, kararı üstlenir: veriden ölçümü yapan, sonuçtan kararı veren sorumludur. Kayıt eksikse imzayla tamamlanmış gösterilmez, düzeltme isteyen kişi ve takip adımı yazılır. Karar ürün serbest bırakmasını etkiliyorsa ve amirin bu yetkisi yoksa kalite sorumlusuna gider.
Gece vardiyasında amir bulunmayabilir; o saatte kimin imzalayacağı önceden yazılır. Sonradan atılan imza kararın o anda alınmadığını gösterir: zorunluysa gerçek tarih yazılır, 'ertesi gün görüldü' yanlış tarihten iyidir. İmzanın yanına ad ve tarih konur. Elektronik onayda da aynı üç şey aranır: kim, ne zaman, hangi kayıt sürümü.
