Formu sonradan okuyan kişi her satırda beş soruya cevap bulmalıdır: nerede, ne zaman, hangi cihazla, kaç derece ve sınır dışındaysa ne yapıldı. Aşağıdaki örnek, hedefi -18 °C ve altı olan bir donuk depo odasından iki satırdır.
| Saat | Nokta ve cihaz | Okuma | Not | Sapma ve işlem | Ölçen |
|---|---|---|---|---|---|
| 07:30 | D1-S, kapı üstü raf, TK-03 | -19,5 °C | - | - | A.Y. |
| 16:10 | D1-S, kapı üstü raf, TK-03 | -15,5 °C | Yükleme, kapı 12 dk açık | Kapı kapatıldı, önü boşaltıldı; 16:40 tekrar: -18,4 °C | A.Y. |
- Nokta kodlarını haritalamadan alın. Dolu odada birçok kaydediciyle yapılan haritalama en sıcak ve en soğuk noktaları gösterir; kalıcı ölçüm noktaları bunlarla ortalamayı temsil eden noktadır.
- Ölçümlerden birini sevkiyatın en yoğun saatine koyun. Odanın sakin olduğu sabah saatinde alınan okuma formu her gün iyi gösterir, sorunu göstermez.
- Defrost saatlerini formun üstüne yazın. O saate denk gelen yüksek okuma Not sütununda açıklanır ve gerçek bir sapmayla karışmaz.
- Sapmada okumayı, yapılan işlemi ve tekrar ölçümü aynı satırda bırakın. Tekrar ölçüm hedefe dönmediyse ürünün durumu ve sorumlu kişi de yazılır.
- Haftalık kontrolde inceleyen kişi tarih atıp imzalar; sürekli kaydedici varsa veri dosyasının adı forma eklenir.
Kaydedici sıcaklığı yazar, formu dolduran kişi ise neyin olduğunu: kapı açık kaldı, palet evaporatörün önüne yığıldı. Bu yüzden form ölçüm noktasının yanına asılır, çünkü ofiste duran form noktaya gidilmeden doldurulur.