Yazılı geri çağırma prosedürü klasörde durur; işleyip işlemediğini ancak gerçek bir lotla ve saatle görürsünüz. Geçmişten, örneğin üç ay öncesinden bir lot seçin, kapsamı ve kontrol sorumlusunu yazılı belirleyin, gerçek müşteriye ya da otoriteye bildirim gitmeyeceğini de kayda geçirin. Saat, ekibe lot numarası söylendiği anda başlar.
- Lot numarasından ileri gidin: hangi müşterilere hangi miktarda sevk edildi.
- Geri gidin: hammadde hangi tedarikçiden ve hangi partiden geldi.
- Kütle dengesini kurun: üretilen, sevk edilen, imha edilen, numune alınan ve stokta kalan miktar aynı birimde birbirini tutmalı.
- Saati durdurun, her adımın süresini ve takıldığı yeri yazın.
BRCGS Food Safety Issue 9 izlenebilirlik testini kütle dengesiyle birlikte en az yılda bir yapmayı ve izlenebilirliğin 4 saat içinde sağlanmasını bekler (madde 3.9.3). Geri çağırma prosedürünün de yılda en az bir kez, işlem süreleri kaydedilerek sınanması gerekir (madde 3.11.3).
Müşteri bildirimi taslağı tatbikat olarak işaretlenir ve ürün adını, boyutunu, lot numarasını, son kullanma tarihini içerir; FDA'nın rehberi de aynı bilgileri sayar. Soğuk zincirli üründe lotun sıcaklık ve sevkiyat kaydı da istenir. Her eksiğe sorumlu, tarih ve kapanış kanıtı yazılır; bir sonraki tatbikatta süre kısalmış olmalıdır.
