Tek bir yasal süre yoktur, geçerli olan ürüne bağlıdır. Hızlı dondurulmuş gıdada 2014/48 sayılı Türk Gıda Kodeksi Tebliği sıcaklık kayıtlarının en az bir yıl, ürünün yapısı ve raf ömrü gerektiriyorsa daha uzun saklanmasını ister. Beşeri tıbbi ürünlerde TİTCK'nın GDP Kılavuzu, ecza ticarethanelerinin kayıtlarını ve yedeklenen verileri en az beş yıl tutmasını şart koşar.
| Kaynak | Saklama süresi |
|---|---|
| Hızlı dondurulmuş gıda, Tebliğ 2014/48 madde 4 | En az 1 yıl, raf ömrü gerektirirse daha uzun |
| Beşeri tıbbi ürün, GDP Kılavuzu bölüm 5.3 | En az 5 yıl |
| Zincir market veya kurumsal alıcı | Sözleşmede yazan süre |
| İhracat | Varış ülkesinin kuralı |
Raf ömrü hesabı önemlidir: on sekiz ay raf ömürlü bir donuk ürünün bir yıllık arşivi, ürün hala rafta iken biter. Şikayet o günlerde gelirse elde taşıma koşulunu gösteren kayıt kalmaz. Bu yüzden tabloya giren süreler yan yana konur, en uzunu seçilir ve kaynağıyla birlikte prosedüre yazılır. Süreyi kullanılan her formun altına basmak da işe yarar; formu dolduran kişi de arşivleyen kişi de aynı bilgiyi görür.
Saklamak, okunabilir saklamaktır. Yedek ayrı bir yerde durur, dosya biçimi yıllar sonra da açılır, kayıt hangi sevkiyata ait olduğunu gösterir ve cihaz ya da yazılım değişince eski veri taşınır. Sıcaklık grafiği yanında sapma anında verilen karar da saklanır, çünkü denetimde sorulan çoğu zaman grafik değil, o gün alınan karardır.