Prosedür işlerin normal gittiği günü anlatır: kim ölçer, ne sıklıkla, nereye yazar. Acil eylem planı işleyişin durduğu anı anlatır ve tek soruya cevap verir: şimdi ne yapılacak, kim yapacak, ürün nereye gidecek. Ünite durduğunda, elektrik kesildiğinde, araç veya kapı arızalandığında, kaza olduğunda ya da beklenmeyen bir bekleme yaşandığında plan ilk güvenli hareketi, kararı verecek kişiyi ve yükün hangi kanıtla yönetileceğini gösterir.
Başlangıç zamanını ayırın. Alarm zamanı, olayın fark edildiği zaman ve ürünün kabul bandından çıktığı zaman birbirinden farklı olabilir. Son uygun ölçümü ve ilk uygunsuz ölçümü kaydedin, aradaki anı tahmin etmeyin. Örneğin varsayımsal olarak 10.10'da uygun, 10.40'ta uygunsuz bir ölçüm sapmanın 10.10'da başladığını göstermez; enerji kesintisinin bilinen saati de ürün sıcaklığının o anda sınırı geçtiği anlamına gelmez.
İlk hareket ve sahiplik. Güvenli ilk hareket yükü hemen taşımak olmaz: kapıları gereksiz açmayın, mevcut ölçümü koruyun, alarmı ve olay saatini yazın, sorumlu kişiyi arayın. Birincil sorumlu ulaşılamıyorsa yedek sorumlu devralır; isim, görev, iletişim yolu ve karar yetkisi listede güncel tutulur. Yük kimliği, ürün ve parti, koli veya palet adedi, mevcut sıcaklık ve saati, logger kimliği, ünite durumu, konum ve erişim riski aynı olay kaydına bağlanır. Ölçüm yoksa bilinmiyor yazılır; tahmini değer ölçüm gibi kullanılmaz.
| Olay ve gözlenen zaman | Güvenli ilk hareket | Yedek/transfer öncesi kontrol ve karar sahibi | Kayıt kanıtı |
|---|---|---|---|
| Ünite durdu; başlangıç biliniyor veya bilinmiyor | Kapıyı kapalı tut, alarmı ve son iyi ölçümü kaydet | Ürün/parti, mevcut ölçüm, yedek alan kapasitesi ve enerji seçeneği; vardiya sorumlusu | Olay ID, zaman çizelgesi, logger ve karar |
| Enerji kesildi | Gereksiz açma, güvenli enerji seçeneğini kontrol et | Bağlantı, kapasite, güvenlik ve beklenen süre; bakım veya depo sorumlusu | Enerji durumu, deneme sonucu, ölçümler |
| Araç veya taşıma arızası | Yükü koru, konumu ve erişim riskini bildir | Yedek araç/kap, ekipman, kapasite, hijyen ve aktarma süresi; lojistik sorumlusu | Konum, yük listesi, transfer onayı ve sapma |
| Kapı açık kaldı veya teslimat bekledi | Kapanışı güvene al, açılma ve bekleme süresini yaz | Ürün koşulu, mevcut ölçüm, yeniden yönlendirme ve karar sahibi; saha sorumlusu | Açılma/bekleme kaydı, ölçüm ve karar |
Yedek alan ve enerji
Planın en zayıf maddesi genellikle yedek alandır: ürün başka bir soğuk alana alınır diye yazılır ve orada biter. Taşımadan önce o alanın gerçek boş kapasitesi, kabul ettiği palet ölçüsü, mevcut sıcaklığı, izleme cihazı, erişimi, hijyen koşulu, aktarma süresi ve personeli kontrol edilir; komşu işletme ya da en yakın soğuk nokta kendiliğinden uygun sayılmaz. Elektrikten bağımsız hacim ancak önceden hazırlanmışsa kesintide işe yarar. Plakalarda GEBHARDT'ın kendi plakaları için belirttiği koşul aranır: dolgu tamamen donmuş olmalı ve dondurma sıcaklığı erime noktasının en az 5 °C altında olmalıdır. Depoda plaka bulunması hazır olduğu anlamına gelmez.
Enerji seçenekleri de ayrıca yazılır: şebeke, yedek jeneratör, araca veya üniteye uygun harici besleme, önceden hazırlanmış soğuk kaynak. Bağlantı, kapasite, yakıt ve güvenlik olay anında ya da tatbikatta denenir.
Ürün hakkındaki karar
Gıdada düzeltici faaliyet iki ayrı iş içerir: süreç kontrolünü yeniden kurmak ve etkilenen ürünün akıbetine karar vermek (uzman değerlendirmesi, yeniden işleme, başka kullanım ya da imha). FAO'nun izleme rehberi planlı ölçüm ve kayıt yaklaşımını, düzeltici faaliyet rehberi bu iki kararın gerekliliğini açıklar. Sıcaklığı uygun aralığa getirmek ürünü kabul etmek anlamına gelmez.
Tatbikat
Tatbikat için yüklü çalışan bir ünitenin elektriğini kesip ürünü riske atmak gerekmez. Önce masa başında iletişim zinciri, olay formu, son bilinen iyi zaman, yedek alanın kapasitesi ve erişimi, enerji seçenekleri ve karar sahipleri kontrol edilir; sonra boş ekipmanla ya da güvenli bir simülasyonla transfer yolu, logger yerleşimi ve kayıt akışı denenir. Tatbikat çoğu kez eski bir telefon numarasını, tek kişide duran bir anahtarı veya dolapta olmayan plakaları ortaya çıkarır. Plan tatbikattan ve her olaydan sonra ölçüm boşluğu, transfer süresi, kapasite ve iletişim sorunları üzerinden gözden geçirilir; sıklığı sabit bir yıllık süreye göre değil risk, değişiklik ve geçmiş olaylara göre belirlenir.
Olay kaydını soğuk zincir kırılması tutanağındaki alanlarla hazırlayın; yük listesi, ölçüm dosyası, alarm ve fotoğraflar, yedek alan kontrolü ve karar sahibi aynı olay numarasına bağlanır. Ölçüm ve kayıt rehberi hangi kaydın hangi soruyu cevapladığını ayırır.